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Facturación y presupuestos
Deja el Excel roto: factura, cobra y controla tu presupuesto en un solo lugar
Si la facturación de tu empresa vive en un Excel que solo entiende una persona, ya sabes cómo termina la historia: una fórmula que alguien borró, tres versiones del mismo archivo en el correo, y a fin de mes nadie sabe cuánto te deben los clientes ni cuánto llevas ejecutado del presupuesto.
Las consecuencias son las mismas siempre: la cartera vencida se descubre a los 90 días, el presupuesto se compara contra lo ejecutado una vez al semestre (si acaso), y contratar a alguien o comprar un equipo se decide a ciegas, con el saldo del banco como único tablero.
Me llamo Jorge Ortega, soy desarrollador full stack senior en Colombia y construyo exactamente esto: sistemas de facturación y control presupuestal que reemplazan el Excel roto. Aquí te explico cómo funciona, qué incluye, un caso real en el que trabajé y cuánto cuesta de verdad, con rangos honestos del mercado colombiano.
El problema real no es el Excel: es no ver la plata a tiempo
Cualquier pyme debería poder responder tres preguntas un martes a las 3 de la tarde: ¿cuánto he facturado este mes?, ¿quién me debe plata y desde hace cuánto?, y ¿cómo voy contra el presupuesto que armé en enero? Si responder eso toma más de cinco minutos, o depende de que la persona del Excel esté en la oficina, tienes un problema de información, no de contabilidad.
Aunque no me contrates, llévate esto: arma un aging de cartera, una tabla que agrupa lo que te deben por edades (0 a 30 días, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90). Solo con eso vas a descubrir facturas que nadie estaba cobrando. Y compara presupuesto contra ejecutado cada mes, no cada semestre: un rubro desviado 10% en febrero se corrige fácil; descubierto en agosto, ya es un hueco.
Cómo funciona la solución, en lenguaje de negocio
Lo que construyo es un sistema web al que entras con usuario y contraseña, desde el computador o el celular, sin instalar nada:
- Facturación centralizada: cada factura queda registrada con cliente, monto, fecha de emisión y fecha de vencimiento. Se acaban las tres versiones del archivo en el correo.
- Cartera con semáforo: el sistema calcula solo quién te debe, cuánto y desde cuándo, y marca en rojo lo vencido. Puede avisarte por correo cuando una factura está por vencerse.
- Presupuesto vs ejecutado: cargas tu presupuesto anual por rubros (nómina, arriendo, proveedores, mercadeo) y el sistema lo compara contra lo realmente gastado, mes a mes, con la desviación en pesos y en porcentaje.
- Reportes para decidir: lo que necesitas mostrar en junta o al banco, descargable en Excel o PDF, sin armarlo a mano.
Qué incluye exactamente un proyecto conmigo
Para que no haya letra menuda, esto es lo que entrego en un proyecto típico:
- Levantamiento de tu proceso actual: cómo facturas hoy, qué rubros manejas, quién aprueba qué.
- El sistema web con facturación (o integración con tu facturador actual), cartera por edades y presupuesto vs ejecutado.
- Migración de tus datos desde Excel, con limpieza incluida.
- Usuarios y permisos: el vendedor ve lo suyo, el gerente ve todo.
- Capacitación a tu equipo y manual de uso.
- Código fuente y documentación: el sistema es tuyo, no quedas amarrado a mí.
Trabajo con tecnologías estándar (React, Python, FastAPI, Google Cloud), las mismas que uso en proyectos corporativos. Nada exótico que después nadie más pueda mantener.
Mi experiencia real con este problema
Para Grupo Garnier (BBDO) construí la plataforma que consolida la información financiera de 105 filiales en varios países: 95 endpoints de API, 27 tablas en Cloud SQL, mapeo contable automático entre planes de cuentas distintos y conversión de monedas cada mes. Frontend en React, backend en FastAPI, todo sobre Google Cloud.
Te lo digo sin adornos: eso no es una pyme. Pero el problema de fondo es el tuyo multiplicado por 105: números regados en muchas fuentes y una gerencia que necesita una sola cifra confiable. Si esa lógica aguanta 105 filiales, ordenar la facturación y el presupuesto de una empresa de 5, 20 o 100 empleados es terreno conocido.
Además estoy construyendo FacturaLite, mi propio producto de facturación para pymes, a USD 29 al mes. Está en beta con lista de espera, y lo menciono con esa honestidad: si tu caso es sencillo, puede convenirte más entrar a la lista que pagar un desarrollo a la medida.
Cuánto cuesta, cuánto tarda y por qué conmigo
Rangos honestos, para que llegues a la llamada sin sorpresas:
- FacturaLite (SaaS): USD 29 al mes cuando salga de beta. Hoy puedes entrar a la lista de espera sin costo.
- Sistema a la medida, versión inicial: desde COP 12 millones (unos USD 3.000) por un MVP con facturación, cartera y presupuesto vs ejecutado. Entrega típica: 4 a 6 semanas.
- Proyectos más completos (integraciones con tu contabilidad, niveles de aprobación, reportes avanzados): entre COP 20 y 35 millones, de 8 a 12 semanas.
- Costos recurrentes: la infraestructura en la nube suele costar entre COP 100.000 y 400.000 al mes según el uso. Te lo dejo estimado por escrito antes de empezar.
¿Por qué conmigo y no una agencia o una plantilla? En una agencia tu proyecto pasa por un comercial, un gerente de cuenta y un desarrollador junior; conmigo hablas directo con quien escribe el código, la misma persona que construyó la plataforma de Garnier. Una plantilla es más barata, sí, pero te obliga a acomodar tu operación al software y no al revés. Y si veo que una herramienta existente te resuelve, te lo digo y te ahorras la plata.
Si quieres revisar tu caso, agenda una videollamada gratuita de 30 minutos (7 a. m. a 7 p. m., hora de Colombia) desde jorgeortega.io, o escríbeme al WhatsApp +57 310 3696899.
Preguntas frecuentes
¿Esto reemplaza mi facturación electrónica ante la DIAN?
No. La facturación electrónica en Colombia se hace a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN (Siigo, Alegra, el facturador gratuito de la DIAN, entre otros). Lo que yo construyo convive con eso: el sistema se integra o se alimenta de lo que ya facturas, y encima resuelve lo que esas herramientas no te dan bien: cartera por edades, presupuesto vs ejecutado y reportes gerenciales.
Ya uso Siigo, Alegra o World Office. ¿Tengo que cambiarme?
No. En la mayoría de los casos lo mejor es dejar la facturación donde está y construir el control encima: el sistema toma los datos por integración o por exportes periódicos y arma la cartera y el presupuesto vs ejecutado. Cambiar de software contable es un dolor que solo recomiendo cuando de verdad se justifica.
¿Qué pasa después de la entrega? ¿Quién mantiene el sistema?
Tienes tres opciones, claras desde el contrato: un plan de soporte mensual conmigo (una bolsa de horas para ajustes y funciones nuevas), soporte por demanda cuando algo se necesite, o que tu equipo lo asuma. Como entrego código fuente y documentación sobre tecnologías estándar, cualquier desarrollador competente puede mantenerlo. No hay amarre.
¿Mis datos financieros están seguros? ¿De quién son?
Los datos son tuyos, punto. Los sistemas corren sobre Google Cloud con usuarios por rol, respaldos automáticos y conexiones cifradas: la misma infraestructura con la que manejo la información financiera de la plataforma de Grupo Garnier. Al cierre del proyecto recibes todos los accesos a tu nombre.
¿Y si mi presupuesto no alcanza para un desarrollo a la medida?
Hay opciones honestas: entrar a la lista de espera de FacturaLite (USD 29 al mes), empezar solo con el módulo que más te duela (casi siempre cartera) y crecer por fases, o quedarte en una herramienta existente si te resuelve. La llamada de 30 minutos no cuesta nada y sales con un diagnóstico, me contrates o no.
¿Hablamos de tu caso?
30 minutos por Google Meet, sin compromiso. Me cuentas tu operación y te digo con franqueza qué se puede automatizar, cuánto costaría y cuánto tarda.